Effizientes Arbeiten

15 Nov Effizientes Arbeiten

Effizientes Arbeiten

Effizient arbeiten bedeutet, ein Ziel mit einem möglichst geringen Einsatz zu erreichen oder mit einem bestimmten Aufwand möglichst grossen Ertrag zu erreichen. Im Alltag sind es oft die kleinen Arbeiten und die Routineaufgaben, die besonders viel Zeit kosten. Häufig verzweifeln Arbeitnehmer an der Tatsache, dass ein Tag nur 24 Stunden hat. Dabei könnte man mit einigen einfachen Massnahmen sein Zeitmanagement schon wesentlich optimieren. Hier ein paar Tipps wie sie ihre Effizienz optimieren können.

Zeitpläne erstellen
Meetings, Arbeitsessen, Präsentationen, Kundentermine. Ständig ist man beschäftigt und die Aufgaben scheinen kein Ende zu nehmen. Statt sich von einem Termin zum nächsten zu hetzten, sollten Arbeitswütige Zeitpläne erstellen. So wird klar in welche Aufgabe sie wieviel Zeit investieren möchten und auf welche sie verzichten können. Wichtig ist das die Ziele realistisch sind. Überfüllte Tagespläne führen zu noch mehr Stress und Überforderung.

Arbeitsplatz ordnen (mein Lieblings Punkt)
Sobald sich Akten, Post-It und Papiertürme stapeln und in einem Chaos untergehen ist das nicht nur demotivieren sondern braucht auch mehr Zeit. Damit wieder effektiv und zeitsparend gearbeitet werden kann, kommen sie nicht um eine Komplettaufräumung herum. Wichtig hier ist, dass das Aufräumen kein einmaliges Ereignis bleibt.

Unangenehme Aufgaben sofort erledigen
Wenn eine unangenehme Aufgabe bevor steht gibt es plötzlich allerhand anderes zu tun. Trotz des Gefühls etwas zu erledigen verschwindet die Aufgabe nicht. Im Gegenteil, je länger sie im Kopf rumschwirrt desto grösser ist der Stress. Überwinden sie ihren inneren Schweinehund. Denn, wenn es erledigt ist fühlt man sich erleichtert, da das vermeintlich Schwerste schon erledigt ist.

Nein sagen
Bei ewigen Ja-Sagern ist der Stress vorprogrammiert. Es gilt, die wichtigen Sachen rauszupicken und die nebensächlichen zu streichen, auch wenn das heisst einen Kollegen zu enttäuschen. Dies sorgt nicht nur für mehr Zeit sondern auch für ein besseres Selbstbewusstsein.

Pausen machen
Wer auf seine Pausen verzichtet um abends schneller das Weite zu suchen handelt kontraproduktiv. Ohne die kurzen Ruhezeiten zwischendurch fällt die Konzentration auf den Nullpunkt. Beschäftigte müssen daher unbedingt auf regelmässigen Pausen achten.

Teamwork
Beim Arbeiten in einem Team ist eine klare Linie des Arbeitsflusses wichtig, sonst verliert man schnell den Überblick. Während vielleicht einige Aufgaben doppelt bearbeitet werden, bleiben andere unbeachtet oder kommen zu kurz. Deshalb sollten interne Absprachen auf der Tagesordnung stehen. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Programme abstimmen
Mit intelligenten IT-Lösungen lassen sich viele Abläufe optimieren. Doch je mehr unterschiedliche Software man nutzt, desto unübersichtlicher wird es. Daher raten wir nicht möglichst viele verschiedene Software-Programme oder Betriebssysteme zu nutzten, sondern sich auf ein System zu konzentrieren.

Kein Multitasking
Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass das menschliche Gehirn kaum fähig ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten. Multitasking ist unproduktiv, führt zu Zeitverlust, Fehlern und Stress. Wer effektiv arbeiten will, sollte seine ganze Konzentration einer einzigen Aufgabe widmen und sich erst nach deren Abschluss der nächsten Aufgabe zuwenden.

Nicht ablenken lassen
Sie arbeiten konzentrierter wenn nicht andauernd das Handy klingelt, die Kollegin kurz schwatzen will oder die neuen Mails gecheckt werden müssen. Damit bei wichtigen Aufgaben nichts dazwischenfunkt sollten klare Vorkehrungen getroffen werden und alle eventuell störende Faktoren beseitigt werden.

Freundschaften ausserhalb der Arbeit pflegen
Wenn Kollegen zu Ersatz-Freunden werden sollten die Warnlichter blinken, denn ohne den sozialen Ausgleich im Privatleben ist man bei der Arbeit schnell gestresst und überfordert. Gerade wenn es darum geht sich über Beruf und Vorgesetzte zu beschweren sind nahe stehenden Personen –und nicht Arbeitskollegen- die Ansprechpartner. Ausserdem geht die Arbeit deutlich schneller voran, wenn man auf etwas hinarbeitet wie ein schönes Glas Afterwork-Wein mit den besten Freunden.